Вакансия офис-менеджер

9 января

Для организации деятельности Обособленного подразделения ТЕКНИП РУС в г.Свободный требуется Офис-менеджер (численность - до 20 человек).

Обязанности:

• Обеспечение жизнедеятельности Обособленного подразделения в г.Свободный, осуществлять документооборот и своевременную отправку/получение/регистрацию корреспонденции.
• Административные задачи:
  • заказывать авиа- и железнодорожные билеты для сотрудников компании, организовывать трансферы, бронировать гостиницы;
  • взаимодействовать с брокерскими компаниями по вопросам таможенного оформления грузов;
  • подбирать квартиры для проживания сотрудников;
  • осуществлять подачу и получение документов для оформления разрешений на работу для иностранных граждан и корректировки уже выданных разрешений;
  • взаимодействовать с надзорными органами: подавать необходимые документы, отчетность;
  • обеспечивать сотрудников всеми необходимыми канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, оборудованием, a также их своевременную замену;
  • контролировать качество уборки помещения.
• Кадровые задачи:
  • оформлять кадровые документы;
  • вести учет и осуществлять хранение трудовых книжек и вкладышей, вносить необходимые записи, связанные с трудовой деятельностью работников;
  • составлять график отпусков для сотрудников и отслеживать его выполнение;
  • вести журнал учета прихода/ухода и местных командировок сотрудников;
  • в конце каждого месяца контролировать заполнение табелей рабочего времени сотрудниками (включая сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни);
  • оказывать помощь в организации встреч и совещаний;
  • осуществлять перевод документов и корреспонденции с английского на русский и/или с русского на английский.
• Финансовые задачи:
  • своевременно обеспечивать бухгалтера АО «ТЕКНИП РУС» первичными бухгалтерскими документами (счет-фактура, акт выполненных работ/ накладная и другие документы, подтверждающие факт оказания услуг/поставки товаров)
  • являться контактным лицом для контрагентов по проектам, координировать их взаимодействие с сотрудниками проектов.

Требования:

• Высшее образование - любое
• Опыт подобной работы (в должности Специалиста по персоналу, Офис-менеджера, Ассистента, Администратора, Бухгалтера) - строго обязателен!
• Знание 1С, знание основ бухучета, кадрового законодательства - преимущество
• Владение английским языком - свободное (предполагается взаимодействие с англоязычными высококвалифицированными специалистами, работа с англоязычными документами)
• Грамотная устная и письменная речь
• Знание основ делового этикета

Условия:

• Трудовой договор на срок проекта в г.Свободный (на 1 год, возможно продление в зависимости от срока выполнения проекта)
• Официальное трудоустройство
• Белая заработная плата, все гарантии по трудовому законодательству
• Ежегодная индексация заработных плат, годовая премия
• ДМС
• Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней